nlight solutions - IT-konsulter med fokus

Excel och Power BI

Business Intelligence (BI) handlar om att ge rätt person rätt information vid rätt tillfälle. På svenska kallas det beslutsstöd och innefattar bl.a. rapporter, visualiseringar och nyckeltal som stödjer organisationen inför både små och stora beslut.

Excelspecialisten jobbar med beslutsstöd på olika nivåer, både med Power Query och Power Pivot i Excel och med Power BI. Vi kan hjälpa till att ta fram en lösning utefter era behov, oavsett om det är ett enklare verktyg som skall användas av ett fåtal personer eller en Enterprise-lösning för hela organisationen. Kontakta oss i dag så berättar vi mer om möjligheterna med beslutsstöd med Excel och Power BI.

Beslutsstöd och Excel

Microsofts plattform för Business Intelligence bjuder på ett stort utbud av verktyg för att bearbeta och analysera olika typer av data. Excel har historiskt varit, och är än idag, det mest använda verktyget att skapa beslutsunderlag med och utbudet av funktioner fortsätter att växa. Verktygen nedan är alla en del av Excel med varsin dedikerad uppgift att lösa.

Hämta och transformera data med Power Query

Power Query är ett riktigt bra verktyg för att hämta externa data från en rad olika datakällor, t.ex. databaser, filer eller webbplatser. I Power Query definieras även hur data ska transformeras samt logiska regler för att "tvätta" data. Tillsammans utgör detta grunden för en bra datastruktur och kvalitet.

Power Query är inbyggt i Excel 2016 och har fått namnet ”Hämta och transformera” (hittas under fliken ”Data”). Power Query för Excel 2010 och 2013 finns att ladda ner här.

Datamodellera med Power Pivot

Power Pivot kan man likna med en speciell sorts databas inuti Excel för mycket effektiv lagring av data som t.ex. kommer från en Power Query-import. Jämfört med lagring av data i ett Excel-blad klarar Power Pivot av ett obegränsat antal rader där data komprimeras ner till ca en tiondel av storleken samtidigt som prestandan är överlägsen. Det finns också möjlighet att definiera KPI:er och hierarkier samt bygga avancerade uträkningar med frågespråket DAX (Data Analysis Expressions).

Rapporter skapas som man är van vid i Excel, dvs. genom pivottabeller, pivotdiagram, utsnitt (slicers) och tidslinjer. Skillnaden är att rapporterna är kopplade mot Power Pivot-datamodellen istället för exempelvis en tabell på ett Excel-blad.

Ladda ner Power Pivot för Excel 2010 här. I Excel 2013 och 2016 medföljer Power Pivot om du har fullversionen av Excel (utan Office), Office Professional Plus eller minst Office 365 ProPlus.

Visualisera med Power Map på 3D-karta

Med Power Map kan du visualisera och animera data i geografiska rapporter. Rapporterna illustreras på en 3D-karta med möjlighet att skapa scener över hur utvecklingen varit över tid.

Power Map Preview för Excel 2013 finns att ladda ner här. För fullversionen av Power Map i Excel 2013 krävs minst Office 365 ProPlus. I Excel 2016 är Power Map inbyggt och har fått namnet ”3D-karta” (finns under fliken ”Infoga” och gruppen ”Rundturer”).

Beslutsstöd och Power BI

Power BI är en molnbaserad beslutsstödstjänst från Microsoft med fokus på visuella, interaktiva och kraftfulla rapporter och dashboards. Det finns bra stöd för att dela och samarbeta kring de rapporter man skapar, och för att göra det behöver man endast en webbläsare eller mobilappen Power BI.

Förutom att det är en molntjänst skiljer sig Power BI också från Excel med funktioner så som instrumentpaneler/dashboards, automatiska schemalagda datauppdateringar, behörighetsstyrning, rapportprenumerationer via e-post, aviseringar vid överskridna gränsvärden och kundanpassade visualiseringar.

Power BI finns som gratisversion vilken räcker väldigt långt, samt som Pro-version med utökade datauppdaterings- och samarbetsfunktioner. Vill ni veta vilken version som passar era behov så kan ni läsa Microsofts jämförelse mellan gratisversionen av Power BI och Power BI Pro eller kontakta oss så hjälper vi er.

Lär dig mer om Power BI på powerbi.com.

Excel eller Power BI – vad ska jag välja?

Svaret på den frågan är båda. Excel och Power BI har starka integrationer sinsemellan och man behöver nödvändigtvis inte välja det ena framför det andra. Nedanstående listor innehåller övergripande punkter om när man bör använda Excel och när man bör använda Power BI. Ofta har man flera användarbehov på ett företag och man kan då göra valet utefter den rådande situationen.

Excel är en fördel i följande fall:

• Ni vill använda Excels inbyggda funktioner och formler i era rapporter.
• Ni vill arbeta med grunddata mer handgripligen snarare än automatiserade processer.
• Ni är ett fåtal användare som inte har behov av behörighetsstyrning.
• Ni har inte behov av att i större omfattning arbeta med rapporter tillsammans.
• Det är tillräckligt att använda Excel för att komma åt rapporterna.

Power BI är en fördel i följande fall:

• Ni vill flexibelt kunna göra analyser när som helst, var som helst.
• Ni vill ha automatiserade processer och minimera manuellt administrativt arbete.
• Ni är flera användare där ni vill dela och distribuera rapporter emellan er.
• Ni har behov av behörighetsstyrning där vissa användare endast få se ”sin” data i rapporterna.
• Ni vill kunna få push-meddelanden regelbundet eller när data överskrider vissa gränsvärden.

SQL Server

Med SQL Server följer ett par mycket kraftfulla verktyg för att skapa tyngre BI- och data warehouse-lösningar. Detta krävs för hantering av mycket stora eller komplexa datasamlingar (s.k. big data) men kan vara motiverat i andra fall också. Även om du använder SQL Server för utveckling av din datamodell kan du fortfarande arbeta med BI-verktygen i Excel för att analysera data och skapa effektfulla rapporter på ett snabbt och smidigt sätt.

Analysis Services

Har man behov av ett data warehouse eller att strukturera data i så kallade OLAP-kuber, används SQL Server Analysis Services (SSAS). Data är här strukturerat och aggregerat på olika nivåer för att de ska finnas tillgänglig för snabb åtkomst.

Integration Services

För att hämta extern data in till ett data warehouse används SQL Server Integration Services (SSIS). Automatiserade importer kan skapas där relaterad data hämtas löpande från t.ex. affärssystem eller ekonomisystem

Reporting Services

SQL Server Reporting Services (SSRS) är det traditionella sättet att skapa rapporter på. Processen sker nära datamodellen med mycket hög prestanda. Dock har SSRS på senare tid fått ge plats åt de mer lättanvända och interaktiva rapportverktygen PowerPivot, PowerView och PowerMap.

SharePoint

De största styrkorna med Excel är den korta utvecklingstiden, att användarna känner igen sig i Excels gränssnitt och möjligheten att utnyttja Excels inbyggda funktioner. Vi driver effektiva Excelprojekt med kort utvecklingstid och stor kundnytta.

SharePoint är ett webbaserat CMS-system som med fördel används som Intranät- eller portallösning. I allmänhet används det för nyhetsflöden, dokumentbibliotek, projektareor samt en mängt andra områden.

Inom Business Intelligence är SharePoint den plats där man delar och sprider sina rapporter och analyser med andra. De rapporter du tagit fram, oavsett Reporting Services, PowerPivot, PowerView eller PowerMap, kan här göras tillgängliga direkt i din webbläsare. Detta innebär även att rapporterna kan visas på en smartphone eller padda var du än befinner dig.

Power BI för Office 365

För dig som inte har möjlighet att drifta en egen SharePoint-miljö är Power BI för Office 365 ett bra alternativ. Office 365 är Microsofts online-portal för organisationer att skapa sin egen IT-miljö i molnet med bl.a. e-post, kalender, nyhetsflöden, dokumentbibliotek mm. Med Power BI kan du dela rapporter och analyser gjorde med t.ex. PowerPivot, PowerView eller PowerMap och dela dessa med andra precis som om ni hade haft en egen SharePoint-server.

Data Mining

Microsoft tillhandahåller avancerade verktyg i Excel för data mining, för att analysera och finna mönster, samband och trender inom komplexa datasamlingar. Detta används sedan för att analysera köpmönster, försäljningsprognoser, KPI:er mm. Det kan även visualiseras i olika typer av diagram samt vidare analyseras med pivottabeller. Verktygen kan kopplas till olika typer av datakällor, t.ex. OLAP-kuber som har en speciellt designad struktur för att snabbt kunna hämta svarsdata från stora datamängder.

Ladda ner verktyg för data mining:
http://office.microsoft.com/en-us/excel-help/data-mining-add-ins-HA010342915.aspx